DOKUMENTOVÉ SLUŽBY 
V INTERNÍM PROCESU FIRMY

Komplexní portfolio dokumentových služeb v interním procesu

Lidé v organizacích, jejichž typ podnikání se vyznačuje poměrně velkou administrativní náročností, pracují s různorodou škálou dokumentů a informací každý den. V některých oblastech je práce s nimi či jejich zpracování hlavní náplní zaměstnance. V takových případech by měl každý pracovník nebo manažer přirozeně hledat všechny cesty, jak si svoje každodenní úkoly ulehčit, zjednodušit a také získat více času na produktivnější činnosti. Podobná situace, i když z jiného úhlu pohledu, je u těch zaměstnanců, kteří tak intenzivně nepracují s dokumenty, ale mají zodpovědnost za to, že potřebná infrastruktura (IT) nebo interní služby (Facility, Office management) plně podporují kolegy v jejich „dokumentových“ potřebách v oblasti tisku, skenování, workflow, archivace či centrální reprografie.

 

kancel. tisk. prostrediKancelářské tiskové prostředí

Ty tam jsou doby, kdy firmy toužily nakupovat tisková a reprografická zařízení do svého majetku, ideálně v co největším počtu a co nejlépe vybavená. Dnešní kancelářské tiskové prostředí je stále více chápáno jako zdroj nákladů, jako něco, co firmě žádnou přidanou hodnotu v jejím byznysu nepřináší, a tak je také třeba k tomuto podpůrnému procesu přistupovat…

Více informací o kancelářském tiskovém prostředí

Pokud vyhodnotíte, že Vaše IT oddělení nebo Office Management má na starosti důležitější a pro rozvoj firmy prospěšnější věci, než řešit fungování tiskáren, kopírek, skenerů a faxů, můžeme Vám zajistit formou ucelené externí služby bezproblémový provoz vašeho kancelářského fleetu, ve flexibilním modelu stylem „plaťte jen za to, co využíváte“, s jednoznačným a garantovaným SLA. Od nás neočekávejte silné marketingové proklamace typu – „všude můžete mít barevné stroje, „pořiďte si co nejvýkonnější tiskárny“, „je nutná co největší centralizace“, „stroje té či oné značky jsou ty pravé“ apod.. My vyznáváme produktovou nezávislost a chceme se pouze postarat o to, že u vás bude fungovat velmi racionálním způsobem flotila tiskových zařízení, vaši zaměstnanci budou mít vše, co ke své práci potřebují a vy budete moci agendu kancelářských tisků s konečnou platností pustit z hlavy. Samozřejmostí je vstupní analýza tiskového prostředí, při které vyhodnotíme současný stav technického vybavení, dispoziční řešení a dostupnost, provozní náklady, potřeby jednotlivých útvarů a kontrolní mechanismy, a na základě toho navrhneme vhodný nový model. Vždy je optimální řešení kombinací využití současného HW (toho, kde je efektivní dále ho provozovat nebo zlepšit provozní náklady – a ten odkupujeme), vyřazení nevyhovující techniky a doplnění o nová zařízení. Se zavedením centrálního systému pro správu tiskového fleetu se následně komplexně staráme o provoz všech periferií, monitoring, reporting a rádi zbavíme IT oddělení i starostí se správou tiskových serverů, ovladačů, operačních systémů – pokud to bude chápáno jako přidaná hodnota.

 

reprografieCentrální reprografie (tiskové služby)

Na produkci některých typů dokumentů si vystačíte s vaším běžným kancelářským vybavením. Existuje ale řada tiskových úloh, které buď vyžadují speciální technologii či tisková média, nebo je potřeba vytisknout velké množství dokumentů v krátkém čase, případně je dokumentaci nutné různým způsobem zfinišovat (kompletace, vazby, ořezy, výseky, skládání apod.). V takových případech nastupují služby Centrální reprografie…

Více informací o centrální reprografii

Naše nabídka pro tuto oblast umožňuje volit mezi variantou zajištění služby přímo v lokalitě zákazníka, nebo realizovat veškeré potřeby centrální reprografie externě v našem sdíleném středisku viz www.centrum-tisku-praha.cz, popřípadě (a v praxi velmi často) zvolit ideální kombinaci předchozích dvou modelů. My zajišťujeme veškeré nezbytné technické vybavení, servisní činnosti, materiálové a personální zabezpečení, vy pouze definujete rozsah a zadáváte požadavky na jednotlivé tiskové zakázky. Úhrada nákladů za poskytnuté služby probíhá měsíčně, na základě detailního reportu o provedených výkonech, případně v kombinaci se sjednanými paušálními platbami, pokud je technika a personál dedikovaný pouze pro potřeby konkrétního zákazníka. Objednávky služeb v CR probíhají moderním způsobem on-line, s využitím naší internetové aplikace FILIP www.portalfilip.cz a hotové zakázky jsou doručeny na místo určení dle vašich požadavků. V případě zájmu zákazníka o převod jeho existujícího střediska centrální reprografie do režimu outsourcingu jsme vždy připraveni jednat o odkupu veškerého technického vybavení a převzetí současných zaměstnanců do našeho pracovního poměru.

 

DMSDMS – správa a řízení oběhu dokumentů

Uvnitř každé větší organizace zuří dokumentová bouře. Informace obsažené v papírových i elektronických dokumentech vznikají, jsou reprodukovány, distribuovány, ukládány nebo měněny, v řadě procesů je nezbytné se k dokumentům různých typů vyjadřovat, komentovat, schvalovat, verzovat – a znovu archivovat, a co hůře – co nejrychleji dohledat požadovaný dokument, případně osobu, u které se momentálně nachází nebo stav jeho vyřizování/zpracování. Tohle celé mít pod kontrolou není opravdu jednoduché….

Více informací o DMS

V případě diskusí o nejvhodnějším řešení DMS problematiky se společností Ovision můžeme nabídnout našim zákazníkům 3 úrovně spolupráce, které lze navzájem také kombinovat:

1) Analýzu a návrh nového řešení elektronické práce s dokumenty

2) Implementaci DMS systému jako dodávku řešení

3) Zavedení DMS a jeho provoz/podporu formou služby v cloudu

Služby jsou poskytovány v konzultační úrovni našimi vlastními specialisty, při realizacích následně využíváme osvědčená technologická řešení našich partnerů. V praxi můžeme volit mezi několika DMS systémy, každé prostředí a požadavky zákazníka jsou jiné z hlediska potřebné robustnosti, funkcionalit a samozřejmě také ceny. Správnou definicí a nasazením DMS systému ve vaší organizaci vám můžeme zajistit řadu benefitů a zlepšení, jako je zrychlení a zjednodušení interních procesů práce s dokumenty, úplná a okamžitá dohledatelnost dokumentů a stavu jejich rozpracovanosti, podstatné zrychlení reakce firmy na vnější podněty (např. vyřízení žádosti) a v konečném důsledku zvýšení produktivity práce (= možnost redukce personálu a úspor nákladů). Nabízí se možnost efektivního propojení DMS s předchozími agendami (viz. Podatelna, Digitalizace, Direct mail atd.), což by mělo vyústit v nárůst efektivity všech základních firemních činností = zvyšuje její konkurenceschopnost. Pokud bychom nějak jednoduše definovali dnes už běžně používaný pojem DMS, tak můžeme říci, že jde o technologické řešení (HW+SW) ve spojení s definovaným procesem, které v organizaci zajistí elektronický oběh a správu dokumentů, včetně základních dokumentových procesů jako jsou schvalování, zpracování, vyřízení, verzování, uložení, vyhledání a distribuce. DMS také „hlídá“ termíny a úkoly, které jsou s daným dokumentem spojené. DMS systém se skládá ze 2 základních částí:

1) části statické (digitální úložiště, tedy technologie (HW, servery atd..), kde se ukládají firemní dokumenty, které vstoupí do úložiště buď přímo v elektronické podobě, nebo po digitalizaci

2) části dynamické (workflow, což je opět technologická komponenta, ovšem softwarová, která umožňuje vlastní pracovní úkony s elektronickým dokumentem). Obsahuje naprogramované postupy pro schvalování, oběh, vyřízení, kontrolu stavu atd… Praxe ukazuje, že implementace elektronického workflow často mění zaběhlé principy práce lidí.

 

digitalizaceDigitalizace archivu (dokumentů)

V rámci existujících archivů nebo spisoven mají dnes různé firmy a instituce uloženy tuny dokumentace. Některé z nich jsou už skutečně „mrtvým“ papírem s nulovou informační hodnotou, řada z nich však stále svůj význam má. U těch organizací, kterým jde buď o bezpečnost dokumentů, trvalé zachování informačního obsahu nebo o jejich rychlé zpřístupnění zpět do pracovního procesu, protože s nimi zaměstnanci (v případě veřejného sektoru také občané) potřebují opakovaně pracovat či do nich on-line nahlížet, se jako jediná možnost toto zajistit nabízí produkční digitalizace…

Více o digitalizaci archivu

Společnost Ovision je pro splnění takových úkolů plně připravena. V drtivé většině případů se využívá off-site varianta zpracování s využitím našeho centra pro digitalizaci dokumentů&vytěžování dat, které je vybavené potřebnou digitalizační infrastrukturou (HW a SW) i dostatečnými personálními kapacitami, které lze podle potřeb zakázky pružně navyšovat. Dokumentaci si standardně přebíráme ve spisovně klienta oproti podepsanému seznamu předaných složek, spisů nebo archivačních krabic a transportujeme do místa zpravování. Tam probíhá vstupní evidence, příprava ke skenování (odstranění sponek a přebytečných částí složky, sestavení logických dávek, označení čárovým kódem, vlastní digitalizace, požadovaná indexace, kontrola kvality na výstupu a uložení výstupu. Digitální obrazy a metadata předáváme zákazníkům dohodnutým způsobem, ideální je on-line přenos na zabezpečené infrastruktuře, ale samozřejmě můžeme použít i předání na libovolném médiu typu DVD, USB apod. Papírové originály vracíme zpět zákazníkovi nebo se můžeme postarat o jejich zabezpečenou skartaci. Tímto způsobem lze obsloužit digitalizační potřeby všech subjektů na trhu, od bank a pojišťoven, přes telekomunikace, utility, průmysl a obchod až po organizace veřejné správy a samosprávy. V praxi má smysl zabývat se zejména zpětnou digitalizací takových agend, jako jsou smlouvy, personální složky, klientské složky, zdravotní dokumentace, výrobní a technická dokumentace, projektová dokumentace, stavební archivy měst a obcí, katastrální dokumentace, právní dokumentace, soudní spisy, dopravní agendy a řada dalších.

 

podpurne kancelarskePodpůrné kancelářské služby

Každá firma, která funguje v administrativním módu a má určité kancelářské zázemí, musí neustále řešit řadu malých, ale poměrně četných úkolů, spojených s jejím vlastním provozem. Jde o typické činnosti zajištění různorodých kancelářských potřeb, spotřebního materiálu, občerstvení, organizace zasedacích místností, AV techniky, recepce, kurýrů apod. Jestliže je na světě varianta, kdy se o tyto činnosti umí postarat externí subjekt, a to ještě efektivněji díky sdílení lidských zdrojů/nákladů, potom je na čase se s takovou variantou minimálně seznámit…

Více o podpůrných kancelářských službách

Tyto služby nabízíme zpravidla tam, kde v rámci dalších služeb pracují naši zaměstnance přímo v prostorách zákazníka, a vhodnou organizací práce můžeme alokovat určitou část jejich času také na zabezpečení dříve jmenovaných činností, přičemž cena za tyto doplňkové služby je podstatně výhodnější, než u ostatních variant (dedikování externího pracovníka nebo čas a náklady interního zaměstnance). V rámci tohoto konceptu zákazník získává jeden kontaktní bod nejen pro dokumentové služby, ale také pro podpůrné facility management služby. Jeden poskytovatel znamená standardizaci dodavatelů potřebných materiálů. Kumulací požadavků od různých zákazníků dosahujeme větší nákupní síly a tím i možnosti nabídnout nižší ceny. Doprovodným benefitem je samozřejmě uvolnění personálních kapacit i starostí zákazníka v čistě neproduktivní oblasti. Podobný typ služeb můžeme však nabídnout i menším společnostem, kde se nevyplatí nasadit zaměstnance trvale v režimu on-site. V těch případech funguje systém sdílených služeb (dovoz, svoz, sběr, distribuce…), který pasuje přesně na míru naší dceřinné společnosti EDM – více na www.edm-sro.cz

 

archivaceArchivace dokumentů

Mnoha zaměstnancům působí při jejich práci problém „chaos“ v dokumentech a nemožnost získat rychle informace, které potřebují. Často se tak děje v prostředí s různorodými a nestrukturovanými „dílčími“ archivy, a velkým objemem dokumentů v papírové podobě. Naše archivační služby v dané oblasti přinášejí vytvoření nového designu archivačního systému a následné řízení této agendy. Zaměstnanci získají přístup k potřebným dokumentům, bez ohledu na jejich lokalizaci nebo typ dokumentu. Pravidla přístupu k dokumentům jsou samozřejmě řízené na základě priorit, které vždy definuje zákazník…

Více o archivaci dokumentů

V oblasti služeb Papírový archiv/spisovna se staráme o dlouhodobé uložení dokumentů, dle archivačního/skartačního řádu. Samozřejmě zajišťujeme také návazné služby jako vyhledávání, skenování na vyžádání či skartace vázaná na řízení archivačních a skartačních lhůt dle platné legislativy. Společnost Ovision není přímým provozovatelem komerční spisovny a pro fyzické uložené dokumentů využíváme několik dlouhodobě ověřených partnerů, službu však celkově řídíme podle potřeb zákazníka. V části Digitální archiv zabezpečujeme jak software pro vedení spisovny – umístění dokumentů ve spisovně, skartační znaky, vazba na šanony (tedy elektronické evidenční údaje o papírových dokumentech), tak vlastní digitální archiv – uložení digitálních obrazů dokumentů, vazba na papírové originály. Software řeší také proces skartace fyzických i elektronických dokumentů. Služba může být zajištěna přímo v místě, pokud zákazník preferuje převzetí provozu jeho stávající interní spisovny, ale obvyklejším případem v praxi bývá převoz dokumentů do externí komerční spisovny. Vybavení vlastní spisovny může být investičně náročné, platba za služby založené na jednotkových cenách je dlouhodobě výhodnější. U nás máte zajištění komplexních dokumentových služeb – pokud je dokument na podatelně digitalizován a společností obíhá pouze elektronicky, logickým doplněním služeb je dlouhodobé uložení originálu. Před uložením do spisovny je možné provést digitalizaci – okamžitá dostupnost dokumentů, nízký počet vyhledávání originálů, v podstatě pouze pro soudní spory. Po přesunu dokumentů do externí spisovny možnost využití prostor pro jiné účely, redukce zaměstnanců. Přesunem do externí spisovny je často vyřešen problém nevyhovujících stávajících prostor (vlhkost, zátopová oblast, přítomnost vodovodního potrubí apod.).

 

grafikaGrafická příprava dokumentů

Pojem „Tvorba dokumentu“ je velmi často širší, než pouhé vytištění či zkopírování. Na samotném začátku životního cyklu je vznik vlastního originálního dokumentu, v dnešním prostředí téměř vždy v elektronické podobě. Pokud společnost potřebuje spolupráci na přípravě vzhledu jakýchkoliv firemních dokumentů (marketing, propagace, formuláře, design atd…), potom může s důvěrou využít kreativní služby Ovision – dostupné kdykoli, v krátkém čase, buď přímo na pracovišti zákazníka nebo v rámci Centra sdílených služeb www.centrum-tisku-praha.cz

Více o grafické přípravě dokumentů

Služby zpravidla zahrnují design a tvorbu (úpravu) dokumentů, při využití pravidel korporátní identity a grafického manuálu, a zároveň správu archivu kreativních materiálů (digitální, fyzický). Podle požadavku pracovníků na straně klienta a nastavených priorit přístupu je materiál vyhledán, dodán, vytištěn či pouze zpřístupněn k využití on-line. Věcný obsah dokumentů vždy definuje zákazník, nicméně jejich vzhled by měl vytvořit specialista.Ad-hoc návrh dokumentů je realizován dle požadavků zákazníka, jedná se zejména o marketingové dokumenty. Šablony (personalizované dokumenty) nejen vytvoříme, ale také udržujeme jejich aktuálnost dle pravidel dohodnutých se zákazníkem. Vytvořený dokument je dodán ve formátech požadovaných zákazníkem – od šablon v MS Word přes tisková PDF pro ofsetové tiskárny po profesionální grafické programy (Photoshop, QuarkXPress, Illustrator, Corel, InDesign, Acrobat). Z hlediska výhod dané služby, pokud je realizována u naší společnosti, zákazník získává ve spojení s dalšími službami Ovision, uzavřený a řiditelný proces tvorby a zpracování dokumentů. Dedikovaný grafik vstupuje do úzkého kontaktu se zákazníkem, porozumí jeho druhu podnikání, strategii, celkovému „duchu“ komunikace zákazníka. Výstupem tak budou materiály vytvořené v souladu s celkovou strategií zákazníka, nejen čistě dle grafického manuálu. Grafik Ovision zná technologické možnosti cílových tiskových zařízení, odpadá tak nutnost koordinace výstupů od externích agentur a společností zajišťujících tisk. Tato výhoda se uplatní zejména v případě, že zajišťujeme také dodávky ofsetově tištěných materiálů.