DOKUMENTOVÉ 
SLUŽBY NA VSTUPU
DO ORGANIZACE

 

Komplexní portfolio dokumentových služeb na vstupu do organizace

Firma, organizace nebo instituce je subjekt, který nikdy nefunguje v izolovaném světě. Její každodenní život je zásadně ovlivňován činnostmi a komunikačními impulsy, které přicházejí z vnějšího okolí, s nimiž se organizace musí umět co nejefektivněji vypořádat. Značná porce příchozích podnětů do firmy má dnes podobu dokumentu, ať již fyzického/papírového, nebo elektronického. Úroveň a kvalita zpracování všech typů příchozích dokumentů a způsobu distribuce důležitých informací v dokumentech obsažených dále do firemních procesů téměř vždy ovlivňuje výši vynaložených nákladů, nutných lidských zdrojů, produktivitu práce a v neposlední řadě také rychlost reakce firmy směrem k jejím zákazníkům a partnerům.

 


bezpapirovyBezpapírový obchodní proces

Víte, že dnes již neexistují žádné technické ani legislativní bariéry pro to, abyste se svými zákazníky komunikovali plně elektronicky? Zajímá vás tento trend a rádi byste zjednodušili a zrychlili své úkony, vázané k obchodnímu procesu s vašimi zákazníky. Chtěli byste při této změně zároveň ušetřit finanční prostředky, případně zredukovat nadbytečné počty pracovníků, kteří se musí zabývat „papírovou“ byrokracií?

Více o bezpapírovém obchodním procesu

Pokud ano, jste u nás na správné adrese! Pomůžeme vám s definováním nového procesu a se zavedením adekvátních technologií, podporujících plně legitimní elektronickou korespondenci a dokumentaci. Součástí našich řešení jsou atributy typu elektronických podpisů, elektronických značek a časových razítek, včetně technologie zaručeného biometrického podpisu. Rozumíme aktuální legislativě v oblasti elektronického dokumentu, jeho průkaznosti, v případě požadavků na právní a bezpečnostní témata můžeme také zajistit velmi průkazné posudky od předních specialistů v oboru.

 


podatelnaC
entrální/lokální podatelna

Každá větší firma nebo veřejná instituce zná pojem Podatelna a v praxi řeší agendu zpracování příchozích a odchozích písemností. Moderní firemní podatelna v našem pojetí znamená revitalizaci typicky „podřadného“ pracoviště, které je vnímáno často jako pouhá přepážka pro předání či výdej pošty, směrem k dynamickému a důležitému uzlu Document Management systému (DMS), koncentrujícímu vstup všech důležitých dokumentů a informací do organizace – z různých zdrojů a v různých podobách…

Více o podatelnách

Snažíme se o centralizaci zpracování obecné příchozí korespondence, zákaznické pošty, datových schránek, příchozích emailů, faxů i portálové komunikace, takovým způsobem, aby každý příchozí impuls z vnějšího prostředí, který má podobu dokumentu, byl řádně zaevidován, kategorizován, zpracován a neprodleně postoupen z podatelny dalším útvarům k vyřízení. Outsourcované činnosti podatelny nejčastěji zajišťujeme prostřednictvím našich zaměstnanců přímo v lokalitě zákazníka. Zde probíhá také vlastní digitalizace příchozí pošty, a pokud je v rámci daného procesu pro zákazníka přínosem také z dokumentů vytěžovat důležitá data/indexovat, vytvoříme on-line propojení na naše středisko sdílených služeb, které tyto práce zajistí nákladově nejvýhodnějším způsobem. V případech, kdy z organizačních důvodů je nutné příjem korespondence řešit paralelně na více detašovaných místech, potom využíváme služby naší dceřinné společnosti EDM s.r.o., která je specializovaná zejména na zajištění takových situací, kdy není efektivní u zákazníka alokovat prostorové ani lidské zdroje na příjem a odeslání poštovních zásilek, ale tuto agendu je přesto nutné zabezpečit.

 

verifikaceVerifikace/validace dat a obsahu dokumentů

Přepsat data z jedné kolonky do druhé, nebo konstatovat, že jde o platnou smlouvu, protože je podepsaná, je poměrně jednoduché. Ale chcete-li mít skutečně správná a věrohodná data ve vašich systémech, zase tak triviální to není…

Více o verifikaci a validaci

Řada informací je totiž navázaná na další informační zdroje, a je nezbytné „křížovým“ způsobem ověřovat, zda jsou splněny všechny podmínky. Tento proces se nazývá validace, a v pojetí našich služeb kombinujeme jak validační postupy automatizované (propojení databází), tak manuální. Pokud se naši zákazníci rozhodnou, že budou řešit proces digitalizace a optického rozpoznání dat ve vlastní režii, jsme schopni jim nabídnout efektivní dokončení nezbytného procesu, tedy 100% kvalitu získaných dat (v rámci optického rozpoznání se míra úspěšnosti pohybuje mezi 30% – 80% podle typu), zbytek je nutné řešit validací. Našim zákazníkům ale umíme pomoci i v situacích, kdy se nejedná o validaci dat jako takových a nelze proto využít systémové či automatizované nástroje. Příkladem může být validace a verifikace obsahu dokumentů, kdy se naši operátoři postarají např. o kontrolu pojistné smlouvy v tom smyslu, zda obsahuje požadovaný počet listů, zda ve smlouvě nebylo škrtáno, zda obsahuje podpis oprávněné osoby na správném místě a jiné atributy.

 

digitalizaceDigitalizace a vytěžování dat

Je mnohokrát v praxi ověřeno, že práce s elektronickým dokumentem je řádově efektivnější, než tradiční papírový koloběh. Jednoznačné plusy najdeme i v ekonomickém porovnání obou variant…

Více o digitalizaci a vytěžování dat

Pokud si vyberete společnost Ovision CZ jako svého partnera pro digitalizaci dokumentů, budete spolu s námi schopni nastavit procesní digitalizaci všech hlavních typů dokumentů, které k vám každý den vstupují z externího prostředí. Při přechodu na řízenou digitalizaci dokumentů na vstupu získáte nejen okamžitou kontrolu a evidenci, podstatné zrychlení oběhu a vyřizování korespondence díky zavedení do systému spisové služby či DMS workflow, ale můžete zároveň v rámci jednoho procesu automaticky vytěžovat důležitá data (zákaznické, účetní, logistické informace…) a integrovat je do vašich navazujících firemních systémů. Tímto způsobem snížíte celkovou pracnost, ušetříte kapacity, vázané na manuální zakládání dat, a výrazně eliminujete riziko chybovosti. Cílem naší práce v této oblasti je zajistit, aby se našim zákazníkům prostě lépe, rychleji a jednodušeji pracovalo. Z hlediska typologie dokumentů, které nejčastěji vstupují do našeho zpracování, a kde má také digitalizace a automatizované vytěžování dat největší přidanou hodnotu, se jedná zejména o účetní dokumenty (faktury, objednávky), zákaznické dokumenty (smlouvy, žádosti, dotazníky) a logistické doklady (dodací listy, JCD, CMR).